Een financiële dienstverlener verkortte de verwerkingstijd van facturen met 70% en elimineerde handmatige fouten
INV-8842 — Norvale Packaging
Gekoppeld aan PO-4471, $9,340
INV-8851 — Vexler Polymer
Afwijkend bedrag gemarkeerd
INV-8860 — Brightline Freight
Automatisch gecodeerd, in afwachting van goedkeuring
De uitdaging
Het crediteurenteam opende handmatig e-mailbijlagen, voerde factuurgegevens in het ERP-systeem in, vergeleek factuurregels met inkooporders en stuurde goedkeuringen rond via e-mailketens. Het verwerken van één factuur duurde 15-20 minuten. Fouten bij de gegevensinvoer veroorzaakten betalingsvertragingen en zetten de relaties met leveranciers onder druk. De maandafsluiting liep regelmatig twee dagen vertraging op.
Wat we hebben gebouwd
We bouwden een automatiseringspipeline die met OCR en een AI-classificatiemodel factuurgegevens uit e-mailbijlagen en gescande pdf's extraheert. De geëxtraheerde velden worden gevalideerd aan de hand van inkooporders in het ERP. Afwijkingen worden gemarkeerd voor menselijke controle; correcte facturen worden op basis van bedragdrempels en afdelingsregels automatisch door de goedkeuringsketen geleid. Goedgekeurde facturen worden met volledige audittrails in de wachtrij voor betaling geplaatst.
Hoe we dit hebben bereikt
Extraheren en valideren
OCR en classificatie gebouwd om factuurgegevens uit e-mailbijlagen en gescande pdf's te halen.
Vergelijken met PO's
Geautomatiseerde koppeling van orderregels met het ERP, waarbij alleen daadwerkelijke afwijkingen worden gemarkeerd.
Goedkeuringen automatiseren
Foutloze facturen werden gerouteerd via goedkeuringsregels op basis van bedrag en afdeling, met volledige audittrails.
Resultaten
De verwerkingstijd van facturen daalde met 70%. Fouten door handmatige gegevensinvoer werden geëlimineerd. De maandafsluiting ging van twee dagen te laat naar op schema. Het AP-team werd overgeplaatst van gegevensinvoer naar leveranciersrelatiebeheer en uitzonderingsafhandeling.
Diensten die voor deze opdracht zijn gebruikt
Wilt u vergelijkbare resultaten?
Vertel ons over uw bedrijf. We beoordelen hoe AI kan helpen.